El TCO, una guía práctica: cómo controlar los costes iniciales
En materia de gestión de flotas, hay un indicador que aparece con mucha frecuencia en los debates y las publicaciones: el TCO. Abreviatura de Total Cost of Ownership, o coste total de propiedad, el TCO en el sector automovilístico corresponde a la suma de todos los costes inherentes a la propiedad de un vehículo o una flota. Se trata de un KPI indispensable, tanto para seguir y controlar la evolución de los costes de una flota como para comparar diferentes modelos en términos de carga financiera y orientar la elección.
Tanto para los principiantes como para los gestores experimentados, surge la pregunta legítima de cómo controlar y optimizar al máximo el TCO.
Para responder a estas preguntas, primero hay que saber en qué partidas de gasto se compone el TCO. Las hemos dividido en cinco categorías:
- los costes de entrada
- los costes de salida
- los gastos fiscales y de seguros
- los gastos de mantenimiento y reparación
- los costes energéticos
En este artículo, analizaremos la estructura de los costes iniciales, es decir, los relacionados con la adquisición de un vehículo de empresa o de servicio. A continuación te explicamos cómo controlarlos y reducirlos.
1. Dimensionar adecuadamente la flota
El análisis de los desplazamientos de los conductores, sobre todo en el caso de los vehículos de servicio, puede deparar algunas sorpresas: ¡algunos vehículos apenas se utilizan!
En lugar de mantener en su flota y financiar un vehículo infrautilizado, puede ser conveniente plantearse alternativas, aunque ello implique sacar el tema a colación con sus empleados. Entre estas alternativas se encuentran:
- El alquiler a corto plazo, para necesidades puntuales
- La adquisición de bicicletas, o de bicicletas eléctricas, para cubrir las necesidades de los desplazamientos cortos
- Proponer a algunos empleados que utilicen su propio vehículo para pequeños desplazamientos puntuales, a cambio de un reembolso
Lo que queda por conocer son los hábitos de desplazamiento y conducción de sus empleados. Para ello, una herramienta telemática permite elaborar estadísticas de uso. Entre ellas, la herramienta CarFleet de Echoes destaca por utilizar los datos que el vehículo transmite de forma nativa al fabricante. No hay que comprar, instalar, configurar y luego desinstalar ningún dispositivo, ¡lo que supone un gran ahorro de tiempo y dinero! Y lo que es mejor, los datos transmitidos por el vehículo permiten a CarFleet recopilar información mucho más precisa que un dispositivo GPS, en términos de velocidades medias, estilo de conducción y, próximamente, tasa de ocupación del vehículo.
2. Elegir bien los modelos
No obstante, para reducir el coste inicial de los vehículos que su empresa realmente necesita, la forma más eficaz sigue siendo optar por modelos de gama más baja. ¿Todos sus empleados necesitan un SUV o un turismo grande? Esa elección no es necesariamente adecuada para un conductor que solo circula por la ciudad, realiza trayectos cortos o se desplaza solo la mayor parte del tiempo. Una vez más, una herramienta de seguimiento de su flota como CarFleet le permitirá conocer mejor:
- los hábitos de conducción de cada usuario
- las estadísticas de uso de cada vehículo
Estos datos le permitirán adaptar el segmento y la motorización del próximo vehículo al uso que se le vaya a dar.
Contra lo que cabría esperar, no siempre es aconsejable optar por un modelo de gama inferior, sobre todo cuando se financia el vehículo mediante un contrato de alquiler con opción de compra: este método de financiación, en el que el cliente solo financia la depreciación del vehículo durante la vigencia del contrato, implica que la pérdida de valor del vehículo influye considerablemente en las cuotas mensuales. Así, dentro del mismo segmento, un vehículo de una marca premium, aunque sea más caro en el momento de la compra que uno de una marca generalista, puede suponer cuotas más bajas, ya que su depreciación es menor. No dude en comparar bien las ofertas.
3. Elegir el modo de adquisición adecuado
A la hora de comprar un vehículo, hay dos posibilidades:
- La compra a título personal, que sigue siendo habitual entre las empresas de alquiler y las pequeñas flotas profesionales. El coste total de esta partida se calcula restando del precio de compra del vehículo su valor residual estimado al final del periodo de tenencia. A ello hay que añadir el importe de los intereses en caso de financiación.
- El alquiler a largo o corto plazo, o el arrendamiento financiero, cada vez más habituales. Estas modalidades, en las que el vehículo no es propiedad de la empresa, permiten distribuir el coste de adquisición de un vehículo en forma de una cuota mensual fija durante la vigencia del contrato. Este puede incluir diversos servicios: mantenimiento, seguro, asistencia, etc.
La elección de uno u otro modelo puede depender de la política contable o de los hábitos de la empresa. En el caso de una microempresa, es normal tener dudas, y una tabla comparativa puede ayudar a aclarar las cosas. En general, el leasing responde bien a las necesidades de las empresas que necesitan vehículos siempre nuevos sin tener que preocuparse por la reventa. Por el contrario, el crédito sigue siendo financieramente más ventajoso para los vehículos destinados a mantenerse durante mucho tiempo.
4. Financiación: fomentar la competencia
Comparar ofertas es la clave para ahorrar, y no solo en el caso de los modelos de vehículos: ¡también lo es en el caso de las ofertas de leasing! Las ofertas de los fabricantes contratadas en los concesionarios pueden resultar muy atractivas, pero no dude en consultar también a su banco y a operadores independientes de los fabricantes.
En el caso de un crédito para la compra de un vehículo, especialmente para pymes y microempresas, los intereses pueden suponer un gasto considerable. Y esto es aún más cierto desde la fuerte subida de los tipos de interés tras 2022. No dude en utilizar comparadores en línea para encontrar los mejores tipos de interés y, si es necesario, poner a su propio banco en competencia. No olvide tampoco que los tipos serán tanto más bajos cuanto más corto sea el plazo y mayor la aportación inicial: calcúlelo en función de su capacidad de tesorería.
Conclusión
Aunque negociar mejores condiciones de financiación puede ayudarle a reducir sus costes iniciales, no olvide que el vehículo más barato sigue siendo aquel que no es necesario adquirir. Hacer un seguimiento desde ahora mismo de los hábitos de uso de sus conductores, gracias a una herramienta como CarFleet, probablemente le permitirá adaptar el tamaño de su flota, tanto en cuanto al número de vehículos como a la elección de modelos.