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Guía completa: Cómo calcular la prestación en especie por vehículo en 2025

Las prestaciones en especie relacionadas con los vehículos son un tema imprescindible para las empresas que ponen coches de empresa a disposición de sus empleados. Su cálculo se basa en dos métodos distintos: la tarifa plana y los gastos reales.  

Hasta ahora, muchas empresas se decantaban por la simplicidad del régimen de tipo fijo. Sin embargo, desde 2025, la reforma fiscal ha cambiado las reglas del juego: el aumento significativo de los tipos fijos altera considerablemente el equilibrio entre estos dos métodos. Ahora más que nunca, resulta fundamental analizar las repercusiones financieras y estratégicas de cada opción para optimizar las decisiones y reducir la carga fiscal tanto para la empresa como para el empleado.  

  • AEN, Nuevo

Índice

El método de evaluación a tanto alzado: simplicidad y nuevas tarifas para 2025

De las dos opciones existentes, esta fórmula es la más fácil de aplicar y, de hecho, la más utilizada por las empresas.  

Para un vehículo comprado

A partir de ahora, para este tipo de vehículos, los nuevos porcentajes se fijan en el 15 % del coste de compra, IVA incluido, para los vehículos de menos de 5 años, y en el 10 % para los vehículos de más de 5 años.
Estos porcentajes van acompañados de una cobertura de los gastos de combustible de entre el 20 % y el 15 %. 

Para un vehículo de alquiler (LLD/LOA)

Con la reforma de 2025, las normas de cálculo a tanto alzado para un vehículo en alquiler a largo plazo (LLD) o en alquiler con opción de compra (LOA) cambian considerablemente. Sin cobertura de combustible: la prestación en especie se fija ahora en el 50 % del coste total anual del vehículo (incluidos el alquiler, el mantenimiento y el seguro). Con cobertura del combustible por parte del empleador: el porcentaje pasa al 67 % del coste total anual.
Estos porcentajes, claramente superiores a las antiguas tarifas, refuerzan el impacto fiscal tanto para la empresa como para el empleado. 

Ejemplo de cálculo a tanto alzado

Veamos un caso concreto para cuantificar este aumento: un empleado dispone de un vehículo de empresa en régimen de alquiler a largo plazo (LLD) con un valor de 30 000 €.
Antes de 2025, la valoración a tanto alzado representaba el 9 % del precio de compra, es decir, 2 700 € en concepto de beneficio en especie anual (sin incluir el combustible). 
En 2025, con los nuevos tipos, la valoración pasa al 50 % del coste global anual. Si consideramos que el coste global anual (alquiler + mantenimiento + seguro) es de 6 000 €, la prestación en especie asciende ahora a 3 000 € sin combustible, y a 4 020 € si la empresa se hace cargo del combustible. 

Resultado: para un vehículo idéntico, el empleado ve cómo aumenta su beneficio en especie sujeto a impuestos, lo que hace que la comparación con el método real resulte aún más estratégica. 

Los gastos reales: precisión y potencial de optimización

A diferencia de la valoración a tanto alzado, el método de gastos reales se basa en un análisis detallado de todos los gastos relacionados con el vehículo. Aunque es más exigente en cuanto a seguimiento y justificación, puede resultar especialmente ventajoso en 2025, sobre todo ante el aumento significativo de las tasas a tanto alzado. Al optar por este enfoque, la empresa y el empleado pueden ajustar mejor el valor de la prestación en especie al uso real del vehículo y, de este modo, reducir la carga fiscal. 

¿Qué gastos hay que incluir en el cálculo? 

  • Para un vehículo comprado: 

  • Amortización del precio de compra (20 % anual durante los primeros 5 años y, a partir de entonces, un 10 %), 

  • Seguros, 

  • Gastos de mantenimiento, IVA incluido. 

  • En el caso de un vehículo alquilado (alquiler a largo plazo o leasing con opción de compra): 

  • Coste total del alquiler, 

  • Mantenimiento, 

  • Seguro. 

Todos estos gastos constituyen la base de cálculo sobre la que se aplicará el prorrateo por kilómetro. 

La fórmula de cálculo real (prorrateo por kilómetros) 

La valoración de las prestaciones en especie se calcula según la siguiente fórmula: 

Coste total anual del vehículo × (Kilómetros personales ÷ Kilómetros totales recorridos) 

A este importe se suman, en su caso, los gastos de combustible relacionados con el uso privado, si estos corren a cargo del empleador. 

 Si quieres saber más, calcula ahora mismo, en solo unos clics, tu beneficio en especie por el uso del coche en 2025 y descubre qué opción te resultará más ventajosa con nuestro simulador.

La importancia de la trazabilidad 

El principal reto de este método radica en la justificación del kilometraje personal. Para poder aplicar el prorrateo, el empleado debe llevar un registro preciso (o cualquier otra herramienta de seguimiento) que permita distinguir los desplazamientos profesionales de los privados.
Sin una justificación documentada, la URSSAF podrá imponer de oficio el cálculo a tanto alzado, que suele ser menos favorable en 2025. 

Tarifa plana frente a tarifa variable: ¿cómo elegir la opción más ventajosa en 2025?

La reforma de 2025 supone un auténtico punto de inflexión: con un aumento de casi el 67 % en las tasas fijas, el método que hasta ahora parecía el más sencillo y habitual deja de ser tan ventajoso para muchos vehículos. Este cambio altera profundamente el panorama y obliga a las empresas a replantearse su estrategia de cálculo de las prestaciones en especie. 

Para optimizar sus cargas sociales y fiscales, a los empleadores les conviene simular ambos métodos para cada vehículo que pongan a disposición de sus empleados. Dependiendo del valor, la forma de financiación (compra o alquiler), el kilometraje y el uso profesional o privado, la diferencia puede ser significativa. 

Buenas noticias: la empresa no tiene que quedarse con una opción definitiva. De hecho, el empleador puede revisar su elección al final del ejercicio fiscal correspondiente al año anterior, con el fin de optar por el método más favorable. Esta flexibilidad permite limitar el impacto de la reforma y ajustar la estrategia caso por caso. 

Por lo tanto, la fórmula a tanto alzado es sin duda más sencilla, pero resulta más costosa. Por el contrario, la fórmula real es más restrictiva, pero ofrece un margen de ahorro mucho mayor desde la reforma fiscal. Si desea obtener más información sobre las prestaciones en especie, consulte la Guía completa sobre las prestaciones en especie relacionadas con los vehículos.  

En resumen, esta es la lista de verificación para elegir entre las dos opciones en 2025:

  • Compara ambos métodos: calcula la retribución en especie, tanto a tanto alzado como sobre la base de los gastos reales, para cada vehículo.
  • Analizar el uso real: cuanto más se utilice el vehículo con fines profesionales, más interesante puede resultar el método basado en el uso real.
  • Evalúa la trazabilidad: ¿puedes justificar con precisión los kilómetros privados (libro de ruta, aplicación de seguimiento, etc.)? Si no es así, se aplicará la tarifa plana.
  • Aprovecha la flexibilidad: recuerda que puedes modificar tu elección al final del ejercicio para quedarte con la opción más ventajosa. 

Preguntas frecuentes: lo que hay que saber para reducir el coste total de propiedad

¿Por qué se suele subestimar el TCO?

Muchas empresas solo tienen en cuenta los costes directos de un vehículo, como la compra o el combustible.
Los costes indirectos —como los tiempo de inactividad, la carga administrativa o la amortización — a menudo se pasan por alto, cuando en realidad tienen un impacto significativo en el coste total. 

La gestión digital utiliza los datos OEM (datos de los fabricantes), extraídos directamente de la telemática integrada del vehículo.
Los sistemas basados en la nube y las API permiten una integración fluida con el software existente, sin necesidad de instalar rastreadores GPS ni sensores. 

Gracias al análisis de datos en tiempo real y a la automatización de los procesos, las empresas pueden: 

  • Reducir los costes de mantenimiento actuando rápidamente en caso de errores o desgaste 
  • Reducir los costes de combustible o energía gracias al análisis de la conducción y a un uso optimizado 
  • Reducir la carga administrativa mediante registros digitales y facturación automatizada 
  • Evitar las paradas planificando las reparaciones y el mantenimiento de forma proactiva 

Sí, la fiscalidad del automóvil puede tener un impacto significativo en el coste total de propiedad, especialmente en el caso de las grandes flotas. 

 Factores que influyen en la fiscalidad de los vehículos: 

  • Emisiones de CO₂ : los vehículos limpios suelen benefician de ventajas fiscales 
  • Tipo de vehículo : los Los vehículos eléctricos disfrutan de ventajas fiscales en muchos países 
  • Cilindrada y potencia del motor : los vehículos potentes suelen están sujetos a impuestos más elevados 

Elegir los vehículos adecuados permite, por lo tanto, reducir no solo los costes de explotación, sino también disfrutar de ventajas fiscales. 

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