Grote bedrijven die wagenparkdata in hun ERP willen, lopen zelden vast op de data zelf, maar op de koppeling. Met CarFleet en de CarCollect-API van Echoes komt fabrieksdata van alle merken automatisch in uw ERP: zonder kastjes in de voertuigen en zonder aparte koppeling per automerk.
Dit artikel is voor fleetmanagers en IT-managers die de stap willen zetten van een los dashboard naar een volledige ERP-integratie. Zoekt u eerst een overzicht van fleetmanagementsoftware zonder hardware voor grote wagenparken, of wilt u weten hoe u wagenparkdata centraliseert? Begin dan bij die artikelen.
Waarom wagenparkdata zelden in het ERP belandt
Het ERP is de plek waar kosten worden geboekt, maar de data die die kosten verklaart staat er bijna nooit in. Kilometerstanden, onderhoudsmeldingen en verbruik zitten in leaseportalen, telematicapakketten en spreadsheets.
Dat heeft drie oorzaken:
- Elk merk een eigen bron. Fabrikanten leveren data via hun eigen portaal, in hun eigen formaat. Een directe koppeling betekent één integratie per merk.
- Telematicapakketten zijn eilanden. Veel oplossingen tonen data in een dashboard, maar bieden geen bruikbare export naar bedrijfssystemen.
- Handwerk als lijm. Iemand exporteert maandelijks een bestand, past de kolommen aan en importeert het in het ERP. Fouten en vertraging zijn ingebakken.
Het gevolg: kosten worden pas weken later per kostenplaats verdeeld, afwijkingen in leasekilometers vallen laat op en onderhoudsfacturen zijn lastig te controleren.
Meer achtergrond over die silo’s leest u in De telematica-API: de ontbrekende schakel voor geïntegreerd wagenparkbeheer.
De basis: fabrieksdata in plaats van kastjes
Een goede ERP-koppeling begint bij een bron die voor alle voertuigen hetzelfde werkt. Echoes haalt de data rechtstreeks bij de fabrikant op: de fabrieksdata (OEM) die moderne auto’s zelf al verzenden. Er komt geen box in het voertuig, dus ook geen installatie of hardwarebeheer.
Waarom die bron betrouwbaarder is dan een aftermarket-tracker, leest u in Kwaliteit van voertuigdata: 3 redenen om te kiezen voor fabrieksdata.
Zo komt de data in uw ERP: CarFleet en CarCollect
CarFleet is het platform waarin de fleetmanager werkt; CarCollect is de API die dezelfde data aan uw ERP levert. Beide putten uit één bron, dus het dashboard en het ERP tonen altijd dezelfde cijfers.
De datastroom verloopt in drie stappen:
- Ophalen. Echoes haalt data op bij meer dan 40 automerken, waaronder Mercedes-Benz, BMW, Volkswagen, Renault, Peugeot, Toyota en Tesla.
- Standaardiseren. Alle merken worden omgezet naar één datamodel. Een kilometerstand ziet er voor uw ERP hetzelfde uit, of hij nu van een Audi of een Renault komt.
- Leveren. Uw ERP haalt de data op via de REST-API of ontvangt ze via streaming. Eén koppeling vervangt tientallen merkspecifieke integraties.
Wat u er in het ERP mee doet, hangt af van uw processen.
Gangbare toepassingen:
| Voertuigdata | Proces in het ERP | Wat het oplevert |
|---|---|---|
| Kilometerstand | Kostenplaatsen, leasecontractbeheer | Kosten per afdeling of project; meer- en minderkilometers tijdig in beeld |
| Ritten en gereden kilometers | Kilometerregistratie, HR en salaris | Geen handmatige rittenstaten meer |
| Brandstof- en laadverbruik | Kostenallocatie, duurzaamheidsrapportage | Verbruik per voertuig en input voor CSRD |
| Onderhoudsmeldingen en foutcodes | Inkoop, werkorders | Onderhoud plannen en facturen controleren tegen de werkelijke staat |
| Voertuiggegevens (VIN, model, status) | Activaregister | Een actueel register zonder handmatige mutaties |
Meer over de technische mogelijkheden vindt u op de pagina over API-integratie voor wagenparken.
Wat een ERP-koppeling oplevert voor fleet en IT
De winst zit in het wegvallen van handmatige exports en imports: wagenparkdata staat automatisch op de plek waar beslissingen en boekingen plaatsvinden.
Voor de fleetmanager
- Kosten sneller verklaard. Kilometers en verbruik staan direct naast de facturen in het ERP.
- Minder administratie. Kilometerregistratie en kostenverdeling lopen automatisch.
- Eén waarheid. CarFleet en het ERP gebruiken dezelfde bron, dus geen discussie over welk cijfer klopt.
Voor de IT-afdeling
- Eén API in plaats van veel. Geen aparte integraties per fabrikant om te bouwen en te onderhouden.
- Geen hardwarebeheer. Geen kastjes, firmware of vervangingen.
- Beheersbare beveiliging. Versleutelde verbindingen, toegang via sleutels en beheerde rechten, AVG-conforme verwerking.
CarCollect draait op dezelfde infrastructuur als de fleetmanagementsoftware van Echoes, die ruim 850.000 voertuigen verbindt voor meer dan 5.000 bedrijven. Echoes is onderdeel van de Moving Intelligence Group.
Checklist: wat regelt u voor een ERP-koppeling?
Een koppeling tussen wagenparkdata en ERP staat of valt met goede voorbereiding. Deze stappen helpen fleet en IT om samen een plan te maken:
- Bepaal welke processen data nodig hebben. Kostenallocatie, kilometerregistratie, onderhoud, rapportage: begin met het proces waar nu het meeste handwerk zit.
- Laat de dekking van uw vloot controleren. Echoes verifieert vóór de start welke voertuigen en merken direct aansluiten.
- Kies een sleutel om voertuigen te matchen. Meestal is dat het VIN, zodat voertuigdata altijd bij het juiste activum in het ERP terechtkomt.
- Kies tussen ophalen en streamen. Periodiek ophalen via REST volstaat voor kostenverdeling; streaming past bij processen die realtime moeten reageren.
- Regel de toestemmingen. Voor toegang tot fabrieksdata zijn goedkeuringen van de fabrikanten nodig; Echoes begeleidt dat traject.
- Beleg de bouw. Uw eigen IT-team of een integratiepartner sluit de API aan op het ERP.
- Leg beveiliging en privacy vast. Spreek af wie welke API-sleutels en rechten krijgt, en hoe de verwerking van persoonsgegevens AVG-conform is geregeld.
Staat de keuze voor een platform nog open? Lees dan eerst Hoe kiest u de juiste fleetmanagementsoftware?
Met welk ERP-systeem werkt CarCollect?
CarCollect kan koppelen met elk ERP of intern systeem dat data via een API kan ophalen of ontvangen. De API levert gestandaardiseerde voertuigdata via REST of streaming.
Wie bouwt de koppeling met ons ERP?
Uw eigen IT-team of een integratiepartner sluit de API aan. Echoes levert de data al gestandaardiseerd aan, zodat er geen omzetting per automerk nodig is.
Moeten we per automerk een aparte koppeling bouwen?
Nee. Alle merken komen binnen in één datamodel, via één API.
Welke voertuigdata kan naar het ERP?
Onder meer kilometerstand, ritten, brandstof- of laadniveau, verbruik, GPS-locatie, motorwaarschuwingen, foutcodes en onderhoudsstatus.
Kunnen we CarFleet en de ERP-koppeling naast elkaar gebruiken?
Ja. CarFleet en CarCollect gebruiken dezelfde databron. De fleetmanager werkt in CarFleet, terwijl het ERP dezelfde gegevens via de API ontvangt.
Wat is nodig om te starten?
Verbonden voertuigen die compatibel zijn, de benodigde goedkeuringen van de fabrikanten en een team of partner dat de API in uw systemen kan integreren.
Van dashboard naar ERP
Wagenparkdata levert pas echt waarde als ze daar staan waar kosten worden geboekt en beslissingen worden genomen. Met CarFleet en CarCollect komt fabrieksdata van alle merken via één API in uw ERP: zonder hardware en zonder koppeling per merk.
Wilt u weten welk deel van uw vloot direct aansluit en hoe de koppeling met uw ERP eruitziet? Vraag een demo aan.
