TCO, gebruiksaanwijzing: instapkosten beheersen

Bij wagenparkbeheer komt een bepaalde indicator vaak terug in gesprekken en publicaties: de TCO. Dit staat voor “Total Cost of Ownership” ofwel de totale eigendomskosten. De TCO voor voertuigen omvat alle kosten die gepaard gaan met het bezit van een voertuig of wagenpark. Het is een essentiële KPI, zowel om de kostenontwikkeling van een wagenpark te volgen en te beheersen als om verschillende modellen financieel te vergelijken en zo een weloverwogen keuze te maken.

Zowel voor beginners als voor ervaren wagenparkbeheerders rijst de vraag: hoe kan men de TCO zo goed mogelijk beheersen en optimaliseren?

Om deze vragen te beantwoorden, is het belangrijk om te begrijpen welke kostencategorieën deel uitmaken van de TCO. Wij verdelen ze in vijf categorieën:

• Instapkosten
• Uitstapkosten
• Fiscale en verzekeringskosten
• Onderhouds- en reparatiekosten
• Energiekosten

In dit artikel richten we ons op de instapkosten, oftewel de kosten die gepaard gaan met de aanschaf van een bedrijfs- of leasevoertuig. Hier leest u hoe u deze kosten kunt beheersen en verlagen.

1. Wagenpark optimaliseren

Een analyse van de rijpatronen van medewerkers, vooral bij dienstvoertuigen, kan verrassende inzichten opleveren: sommige voertuigen worden nauwelijks gebruikt!

In plaats van een onderbenut voertuig in de vloot te houden en te financieren, kan het nuttig zijn om alternatieve oplossingen te overwegen. Mogelijke opties zijn:

• Kortetermijnverhuur voor incidentele behoeften
• Aanschaf van (elektrische) fietsen voor korte afstanden
• Medewerkers aanmoedigen om hun eigen voertuig te gebruiken voor korte ritten, tegen een kilometervergoeding

Om de rij- en mobiliteitsgewoonten van medewerkers beter te begrijpen, kan een telematicasysteem nuttig zijn. Een tool zoals CarFleet van Echoes maakt gebruik van gegevens die rechtstreeks door het voertuig worden verzonden, zonder de noodzaak van extra hardware. Dit bespaart tijd en kosten. Bovendien biedt CarFleet gedetailleerde inzichten in rijstijl, gemiddelde snelheid en binnenkort ook bezettingsgraad.

2. De juiste modellen kiezen

Om de instapkosten van onmisbare voertuigen te verlagen, is downgraden een effectieve strategie. Hebben alle medewerkers echt een SUV of grote sedan nodig? Voor wie voornamelijk korte ritten in de stad maakt, kan een kleiner voertuig volstaan.

Een vlootbeheeroplossing zoals CarFleet biedt inzicht in:

• De rijgewoonten van elke gebruiker
• De gebruiksstatistieken per voertuig

Op basis van deze gegevens kan het juiste voertuigsegment en de meest geschikte aandrijving worden gekozen.

In sommige gevallen kan een premiumvoertuig financieel voordeliger zijn dan een budgetmodel, vooral bij leasing. Omdat bij operationele leasing de afschrijving de maandelijkse kosten bepaalt, kan een voertuig met een hogere restwaarde leiden tot lagere maandlasten. Vergelijk daarom altijd verschillende aanbiedingen.

3. De juiste aanschafmethode kiezen

Bij de aanschaf van een voertuig zijn er twee mogelijkheden:

1. Directe aankoop – vaak gekozen door kleinere bedrijven. De totale kosten worden berekend op basis van de aankoopprijs min de restwaarde, plus eventuele rente bij financiering.
2. Leasing (operationeel of financieel) – steeds populairder bij bedrijven die de kosten willen spreiden en geen zorgen willen over wederverkoop. Leasing kan onderhoud, verzekering en pechhulp omvatten.

De keuze tussen kopen of leasen hangt af van de financiële strategie van het bedrijf. Leasing is ideaal voor bedrijven die altijd over recente voertuigen willen beschikken, terwijl aankoop voordeliger kan zijn voor voertuigen die langdurig in gebruik blijven.

4. Financiering: de beste deals vinden

Het vergelijken van aanbiedingen is cruciaal, niet alleen voor voertuigen, maar ook voor leasingcontracten en leningen.

• Dealerleasing kan aantrekkelijk zijn, maar banken en onafhankelijke leasemaatschappijen bieden soms betere voorwaarden.
• Kredietkosten kunnen aanzienlijk zijn, vooral sinds de rentestijgingen na 2022. Gebruik online vergelijkingssites om de beste rente te vinden en onderhandel met uw bank.
• Lagere rentevoeten zijn vaak beschikbaar bij kortere looptijden en hogere aanbetalingen.

Conclusie

Het optimaliseren van financieringsvoorwaarden kan de instapkosten verlagen, maar het goedkoopste voertuig blijft het voertuig dat u niet hoeft aan te schaffen. Door rijgedrag en wagenparkgebruik te monitoren met een tool zoals CarFleet, kunt u mogelijk de grootte en samenstelling van uw vloot aanpassen.