TCO, een handleiding: de opstartkosten onder controle houden

Als het gaat om wagenparkbeheer, duikt er één indicator heel vaak op in discussies of publicaties: de TCO. TCO is de afkorting van Total Cost of Ownership, oftewel de totale eigendomskosten. De TCO voor auto’s komt neer op de som van alle kosten die gepaard gaan met het bezit van een voertuig of een wagenpark. Het is een onmisbare KPI, zowel om de ontwikkeling van de kosten van een wagenpark te volgen en te beheersen als om verschillende modellen te vergelijken op het gebied van financiële lasten en zo een keuze te kunnen maken.

Zowel voor beginners als voor ervaren beheerders rijst terecht de vraag: hoe kun je de TCO het beste beheersen en optimaliseren?

Om deze vragen te kunnen beantwoorden, moeten we eerst weten uit welke uitgavenposten de TCO bestaat. We hebben deze onderverdeeld in vijf categorieën:

de instapkosten
de uitstapkosten
belasting- en verzekeringskosten
onderhouds- en reparatiekosten
de energiekosten

In dit artikel gaan we in op de structuur van de instapkosten, dat wil zeggen de kosten die gepaard gaan met de aanschaf van een bedrijfs- of dienstauto. Hieronder leest u hoe u deze kosten onder controle kunt houden en kunt verlagen.

1. De juiste omvang van het wagenpark bepalen

Een analyse van de ritten van bestuurders, met name bij bedrijfswagens, kan voor enkele verrassingen zorgen: sommige voertuigen rijden namelijk heel weinig!

In plaats van een onderbenut voertuig in uw wagenpark te houden en te financieren, kan het zinvol zijn om na te denken over alternatieven, ook al moet u dit onderwerp dan met uw medewerkers bespreken. Enkele van deze alternatieven zijn:

Korte termijnverhuur, voor incidentele behoeften
De aanschaf van fietsen of elektrische fietsen om te voorzien in de behoefte aan korte verplaatsingen
Bepaalde medewerkers voorstellen om voor incidentele korte ritjes liever hun eigen auto te gebruiken, tegen vergoeding van de kosten

Nu moet u nog inzicht krijgen in de reis- en rijgewoonten van uw medewerkers. Hiervoor kunt u een telematicatool gebruiken om gebruiksstatistieken op te stellen. Een van deze tools, CarFleet van Echoes, onderscheidt zich door gebruik te maken van de gegevens die het voertuig standaard naar de fabrikant verstuurt. U hoeft geen kastje aan te schaffen, te installeren, in te stellen en vervolgens weer te verwijderen, wat u veel tijd en geld bespaart! Bovendien stelt de door het voertuig verzonden data CarFleet in staat om veel nauwkeurigere informatie te verzamelen dan een GPS-kastje, op het gebied van gemiddelde snelheden, rijstijl en binnenkort ook de bezettingsgraad van het voertuig.

2. De juiste modellen kiezen

Om de aanschafkosten van de voertuigen die uw bedrijf echt nodig heeft te verlagen, blijft het echter het meest effectief om voor een lager segment te kiezen. Hebben al uw medewerkers een SUV of een grote sedan nodig? Een dergelijke keuze is niet per se relevant voor een bestuurder die alleen in de stad rijdt, alleen korte ritten maakt of meestal alleen reist. Ook hier zal een tool voor het beheer van uw wagenpark, zoals CarFleet, u helpen om beter inzicht te krijgen in:

het rijgedrag van elke gebruiker
de gebruiksstatistieken van elk voertuig

Gegevens waarmee u het segment en de motor van de volgende auto kunt afstemmen op het beoogde gebruik.

Tegen alle verwachtingen in is het niet altijd verstandig om voor een goedkoper model te kiezen, vooral niet wanneer je je auto via een LOA-financiering aanschaft: bij deze financieringsvorm, waarbij alleen de waardevermindering van de auto gedurende de looptijd van het contract door de klant wordt gefinancierd, heeft de waardevermindering van de auto een grote invloed op de maandelijkse aflossingen. Zo kan een auto van een premiummerk, die in hetzelfde segment duurder is in aanschaf dan een auto van een algemeen merk, leiden tot lagere maandelijkse aflossingen, omdat de waardevermindering minder groot is. Vergelijk de aanbiedingen dus goed.

3. De juiste aankoopmethode kiezen

Als het gaat om de aanschaf van een auto, zijn er twee scenario’s:

Aankoop in eigen naam, wat nog steeds veel voorkomt bij verhuurders en bij kleine bedrijfswagenparken. De totale kosten van deze post worden berekend door de geschatte restwaarde van het voertuig aan het einde van de gebruiksduur af te trekken van de aankoopprijs. Hierbij komen de rentekosten bij in het geval van een lening.
Langetermijn- of kortetermijnverhuur, of leaseovereenkomsten, worden steeds populairder. Bij deze formules, waarbij het voertuig geen eigendom is van het bedrijf, kunnen de aanschafkosten van een voertuig worden gespreid in de vorm van een vast maandelijks bedrag gedurende de looptijd van het contract. Dit contract kan worden gecombineerd met diverse diensten: onderhoud, verzekering, pechhulp, enz.

De keuze voor het ene of het andere model kan samenhangen met het boekhoudbeleid of de werkwijze van het bedrijf. Voor een micro-onderneming is het begrijpelijk om te twijfelen, en een vergelijkende berekeningstabel kan helpen om meer duidelijkheid te krijgen. Over het algemeen is leasing een goede oplossing voor bedrijven die altijd over recente voertuigen moeten beschikken zonder zich zorgen te hoeven maken over de doorverkoop. Daarentegen blijft krediet financieel voordeliger voor voertuigen die bedoeld zijn om lang te worden aangehouden.

4. Financiering: concurrentie stimuleren

Het vergelijken van aanbod is de sleutel tot besparingen, en dat geldt niet alleen voor automodellen, maar ook voor leaseaanbiedingen! De aanbiedingen van autofabrikanten die via een dealer worden afgesloten, kunnen aantrekkelijk zijn, maar aarzel niet om ook uw bankier en onafhankelijke aanbieders te raadplegen.

Bij een autolening, met name voor kleine en middelgrote ondernemingen, kunnen de rentekosten een aanzienlijke uitgavenpost vormen. Dit geldt des te meer sinds de rente na 2022 explosief is gestegen. Aarzel niet om online vergelijkingssites te gebruiken om de beste tarieven te vinden en eventueel uw eigen bank onder druk te zetten. Vergeet ook niet dat de rente des te lager zal zijn naarmate de looptijd korter is en de aanbetaling hoger: bereken dit op basis van uw liquiditeitscapaciteit.

Conclusie

Hoewel het onderhandelen over betere financieringsvoorwaarden uw aanschafkosten kan verlagen, mag u niet vergeten dat de goedkoopste auto degene is die u niet hoeft aan te schaffen. Door nu al het rijgedrag van uw chauffeurs bij te houden met behulp van een tool als CarFleet, kunt u waarschijnlijk de omvang van uw wagenpark aanpassen, zowel wat betreft het aantal voertuigen als de keuze van de modellen.