Vous gérez votre parc automobile sur Excel ? Notre tableau de suivi des véhicules, gratuit et prêt à l’emploi, réunit dans un seul fichier l’inventaire de vos véhicules, leurs conducteurs, les entretiens, le kilométrage, les échéances de contrat et le coût total de possession (TCO) de chaque véhicule. Vous le recevez immédiatement par e-mail. Ce guide explique comment le remplir en 5 étapes, quelles formules Excel utiliser pour calculer un coût au kilomètre ou déclencher une alerte, et à partir de quand un logiciel de gestion de flotte devient plus efficace qu’un tableur.
Ce que contient le modèle, onglet par onglet
Le tableau de suivi est organisé en six onglets reliés entre eux : vous saisissez une information une seule fois, et elle alimente automatiquement les calculs de coûts et les alertes.
Véhicules
C’est la base du fichier : une ligne par véhicule de votre parc automobile. Colonnes : immatriculation, marque, modèle, énergie (essence, diesel, hybride, électrique), date de mise en circulation, mode de détention (achat, LLD, LOA), loueur et statut (en service, à l’atelier, sorti du parc).
Conducteurs et affectations
Qui conduit quel véhicule, depuis quand et dans quel service. Colonnes : conducteur, service, véhicule affecté, date d’affectation, date de restitution, date de dernière vérification du permis.
Entretiens et contrôles techniques
Chaque intervention est historisée : date, véhicule, type d’intervention (révision, pneumatiques, freinage, carrosserie, contrôle technique), garage, kilométrage au moment de l’intervention et coût. Vous retrouvez en un coup d’œil l’historique d’entretien d’un véhicule et ce qu’il a coûté.
Kilométrage
Un relevé par mois et par véhicule. Le tableau calcule le kilométrage annuel projeté et l’écart avec le forfait prévu au contrat, pour anticiper les frais de dépassement en fin de location longue durée.
Coûts et TCO par véhicule
Loyer ou amortissement, carburant ou recharge électrique, entretien, assurance, péages et taxes : toutes les dépenses sont regroupées par véhicule. Le tableau calcule le TCO sur la durée du contrat et le coût au kilomètre, pour comparer vos véhicules entre eux et repérer les coûts cachés de votre flotte.
Alertes d’échéances
Fin de contrat, contrôle technique, renouvellement d’assurance, révision : chaque échéance passe en orange 30 jours avant la date et en rouge une fois dépassée. C’est l’onglet à ouvrir en premier chaque semaine.
Comment utiliser le tableau de suivi en 5 étapes
Comptez environ une heure pour la première saisie d’un parc de 20 véhicules, puis quelques minutes par semaine.
- Saisissez l’inventaire de votre parc. Remplissez l’onglet Véhicules à partir de vos certificats d’immatriculation et de vos contrats de location. Comptez une ligne par véhicule, y compris les véhicules de service et ceux immobilisés à l’atelier.
- Affectez les conducteurs. Associez chaque véhicule à un conducteur ou, pour un véhicule partagé, au service qui en est responsable.
- Renseignez les contrats et les échéances. Durée du contrat, kilométrage prévu, date de fin, prochain contrôle technique, renouvellement de l’assurance : ce sont ces dates qui déclenchent les alertes.
- Saisissez les dépenses et les relevés chaque mois. Factures d’entretien, carburant ou recharge, péages, relevés kilométriques. Bloquez un créneau fixe dans votre agenda : un tableau qui n’est pas à jour donne de fausses alertes.
- Lisez les alertes et le coût par véhicule. Consultez l’onglet Alertes chaque semaine et l’onglet Coûts chaque mois pour repérer les véhicules les plus coûteux ou sous-utilisés.
3 formules Excel utiles pour suivre vos véhicules
Ces formules sont déjà intégrées au modèle. Si vous construisez votre propre tableau, voici comment les reproduire (syntaxe de la version française d’Excel).
- Le coût au kilomètre
Divisez le total des dépenses d’un véhicule par les kilomètres parcourus sur la même période. Avec le total des dépenses en F2, le kilométrage de départ en G2 et le kilométrage actuel en H2 :
=F2/(H2-G2)
Exemple : 6 000 € de dépenses pour 20 000 km parcourus donnent un coût de 0,30 € par kilomètre. Dans le modèle : onglet Coûts et TCO. - Le TCO par véhicule sur la durée du contrat
Le TCO additionne toutes les dépenses d’un véhicule, du premier au dernier jour du contrat. Avec les postes de dépenses en colonnes C à H :
=SOMME(C2:H2)
Exemple fictif, pour une location longue durée de 36 mois : 16 200 € de loyers (450 € par mois), 5 400 € d’énergie, 2 700 € d’assurance et 600 € d’entretien hors contrat, soit un TCO de 24 900 €. Sur 90 000 km, le coût revient à 0,28 € par kilomètre. Dans le modèle : onglet Coûts et TCO. Pour aller plus loin, estimez les économies de votre flotte avec notre calculateur. - L’alerte 30 jours avant une échéance
Avec la date d’échéance (fin de contrat, contrôle technique, assurance) en D2 :
=SI(D2<AUJOURDHUI(); »Dépassé »;SI(D2-AUJOURDHUI()<=30; »À traiter »; »OK »))
Associez-la à une mise en forme conditionnelle (orange pour « À traiter », rouge pour « Dépassé ») pour repérer les urgences d’un coup d’œil. Dans le modèle : onglet Alertes d’échéances.
À qui s’adresse ce modèle ?
Ce tableau de suivi est fait pour les entreprises qui gèrent un petit parc automobile, en général moins de 20 à 30 véhicules, sur un seul site et avec un seul gestionnaire. Par exemple :
- les PME qui gèrent quelques véhicules commerciaux ou de fonction ;
- les artisans et les entreprises du BTP équipés d’utilitaires ;
- les collectivités et les associations qui disposent de véhicules de service ;
- les entreprises qui veulent structurer leurs données avant de choisir un logiciel.
Les limites d’Excel pour gérer un parc automobile
Excel est un bon point de départ, mais un tableur reste une photographie du passé : il ne contient que ce que quelqu’un a saisi. Six limites apparaissent quand le parc grandit.
- Pas de données en temps réel. Le kilométrage, le niveau de carburant ou de batterie et les alertes techniques dépendent d’une saisie manuelle.
- Des erreurs de saisie. Un relevé oublié ou une date erronée fausse le TCO et les alertes.
- Un travail à plusieurs fragile. Versions multiples, fichiers écrasés, aucune trace de qui a modifié quoi.
- Aucune connexion avec vos partenaires. Loueurs, ateliers, cartes carburant et assureurs envoient leurs données ailleurs : il faut les ressaisir.
- Des alertes passives. Le fichier ne prévient personne : il faut l’ouvrir pour voir qu’une échéance approche.
- Des données personnelles à protéger. Un fichier de conducteurs qui circule par e-mail est difficile à sécuriser au regard du RGPD.
Quand ces limites commencent à coûter du temps ou de l’argent, un logiciel de gestion de flotte connecté prend le relais.
| Critère | Tableau Excel | Logiciel de gestion de flotte connecté |
| Mise à jour des données | Saisie manuelle | Automatique, à partir des véhicules |
| Kilométrage | Relevé mensuel | Remonté automatiquement |
| Alertes d’échéances | À consulter dans le fichier | Notifications envoyées aux bonnes personnes |
| Travail à plusieurs | Risque de versions multiples | Accès partagé, droits par utilisateur |
| Reporting | Construit à la main | Tableaux de bord et exports prêts à l’emploi |
| Coût | Gratuit | Abonnement |
À partir de combien de véhicules passer à un logiciel ?
Au-delà de 20 à 30 véhicules, le temps passé à tenir le fichier à jour dépasse en général le temps qu’il fait gagner. Le nombre de véhicules n’est pas le seul signal. Il est temps de changer d’outil si :
- votre parc est réparti sur plusieurs sites ou suivi par plusieurs gestionnaires ;
- vous électrifiez votre flotte et devez suivre la recharge et l’autonomie ;
- votre direction vous demande un reporting régulier, par exemple sur les coûts ou les émissions ;
- vous découvrez les dépassements kilométriques en fin de contrat, trop tard pour agir.
Des logiciels gratuits ou en version freemium existent. Ils remplacent bien le tableur pour l’inventaire, mais limitent souvent le nombre de véhicules et reposent sur la même saisie manuelle.
Echoes propose une autre approche : récupérer directement auprès des constructeurs les données que vos véhicules connectés transmettent déjà (on parle de données OEM), sans installer de boîtier. Kilométrage, niveau de carburant ou de batterie et alertes d’entretien remontent automatiquement dans le logiciel. Découvrez CarFleet, notre solution de gestion de flotte connectée.
Reprenez le contrôle sur le suivi de vos véhicules.
Téléchargez le tableau Excel gratuit, ou échangez avec un expert Echoes pour passer à une gestion de flotte connectée.
Pourquoi Echoes propose ce modèle
Echoes, membre du Moving Intelligence Group, aide les entreprises européennes à gérer leur flotte à partir des données transmises directement par les constructeurs, sans boîtier. Ce tableau reprend les indicateurs que suivent nos clients au quotidien.
Questions fréquentes
Comment faire un tableau de suivi de véhicules sur Excel ?
Créez une ligne par véhicule et une colonne par information : immatriculation, marque, modèle, conducteur, date de fin de contrat, kilométrage, dates d’entretien et de contrôle technique. Ajoutez des onglets séparés pour les dépenses et les relevés kilométriques, puis des formules d’alerte. Le plus rapide est de partir d’un modèle prêt à l’emploi comme celui d’Echoes.
Comment suivre le kilométrage de ses véhicules dans Excel ?
Saisissez un relevé par mois et par véhicule dans un onglet dédié. La différence entre deux relevés donne les kilomètres parcourus. En la comparant au forfait prévu au contrat, vous voyez si un véhicule risque un dépassement en fin de location.
Comment calculer le TCO d’un véhicule sous Excel ?
Additionnez toutes les dépenses du véhicule sur la durée du contrat avec la fonction SOMME : loyer ou amortissement, énergie, entretien, assurance, péages et taxes. Divisez ensuite ce total par les kilomètres parcourus pour obtenir un coût au kilomètre, comparable d’un véhicule à l’autre.
Existe-t-il un logiciel gratuit de gestion de parc automobile ?
Oui, des logiciels gratuits ou en version freemium existent. Ils conviennent aux petits parcs, mais limitent souvent le nombre de véhicules ou d’utilisateurs et reposent, comme Excel, sur la saisie manuelle. Au-delà de 20 à 30 véhicules, un logiciel connecté aux données des véhicules devient généralement plus rentable.
Le modèle fonctionne-t-il avec Google Sheets ou LibreOffice ?
Oui. Le fichier est au format .xlsx et s’ouvre dans Google Sheets comme dans LibreOffice Calc. Les formules utilisées (SOMME, SI, AUJOURDHUI) fonctionnent dans les deux outils ; certaines mises en forme conditionnelles peuvent s’afficher légèrement différemment.
Un fichier Excel de suivi des conducteurs est-il conforme au RGPD ?
Un fichier qui contient des noms de conducteurs est un traitement de données personnelles. Limitez les colonnes au strict nécessaire, restreignez l’accès au fichier, fixez une durée de conservation et informez les conducteurs concernés. Les recommandations de la CNIL sur les données des salariés s’appliquent.