Kosten voor wagenparkbeheer: waar bedrijven ongemerkt geld verliezen en hoe ze dat kunnen terugverdienen
Om de kosten van het wagenpark onder controle te houden, moet men begrijpen waar deze kosten daadwerkelijk ontstaan.
Leasekosten, brandstof, verzekering en onderhoud zijn de meest voor de hand liggende kostenposten. De belangrijkste kostenfactoren bij het wagenparkbeheer liggen echter vaak elders: ongebruikte voertuigen, te laat ontdekte onderhoudsproblemen, inefficiënt rij- en oplaadgedrag of handmatige processen.
De informatie is vaak fragmentarisch, komt te laat of is onbruikbaar. Bedrijven weten weliswaar hoeveel ze hebben uitgegeven, maar niet altijd waarom deze kosten zijn ontstaan en of ze hadden kunnen worden vermeden.
Hoe zijn de kosten voor wagenparkbeheer per voertuig opgebouwd?
Om een realistisch beeld te krijgen van de kosten voor het wagenparkbeheer per voertuig, moet men drie niveaus onderscheiden.
– Vaste kosten ontstaan ongeacht het gebruik, bijvoorbeeld leasing, verzekering, motorrijtuigenbelasting en administratie.
– De variabele kosten zijn afhankelijk van het gebruik: brandstof of oplaadstroom, banden, onderhoud, reparaties en tolgelden.
– De indirecte kosten omvatten handmatige gegevensinvoer, coördinatieprocessen, vervangende voertuigen, stilstandtijd en fouten bij de toewijzing van kosten.
Juist de indirecte kosten worden vaak onderschat! Toch bieden ze vaak het grootste potentieel voor kostenbesparingen binnen het wagenpark.
De meest voorkomende verborgen kostenfactoren
Onvoldoende benutte voertuigen
Een voertuig dat niet rijdt, is niet gratis. De leasekosten, de verzekering en de belastingen blijven doorlopen, terwijl er geen operationele meerwaarde wordt gegenereerd.
Zonder betrouwbare gebruiksgegevens blijft onderbenutting moeilijk op te sporen. Wagenparkbeheerders weten doorgaans wel welke voertuigen beschikbaar zijn, maar niet hoe vaak ze daadwerkelijk worden gebruikt.
Om de wagenparkkosten te verlagen, is het raadzaam de volgende punten te bekijken: welke voertuigen worden op de lange termijn weinig gebruikt? Welke voertuigen brengen hoge vaste kosten met zich mee bij een laag kilometrage? En kan aan de behoeften worden voldaan met een kleiner wagenpark?
Ons nieuwe whitepaper laat aan de hand van concrete wagenparkgegevens zien welke potentiële besparingen hieruit kunnen voortvloeien.
Handmatige processen
Excel-tabellen, handmatige registraties van het aantal kilometers en achteraf uitgevoerde kostenafstemmingen lijken op het eerste gezicht goedkoop. In werkelijkheid worden de kosten hierdoor doorgeschoven naar de werktijd van de medewerkers.
Verzoeken om verduidelijking, het corrigeren van fouten en vertraagde beslissingen zorgen voor een nog grotere werkdruk. Bij grote wagenparken lopen enkele minuten per handeling al snel op tot aanzienlijke personeelskosten.
Een praktisch voorbeeld uit onze whitepaper laat onder meer zien hoe een autoverhuurbedrijf dankzij automatisering de kosten per transactie en per voertuiginspectie aanzienlijk heeft kunnen verlagen. En dat met een jaarlijks besparingspotentieel van zes cijfers.
Laat onderhoud
De onderhoudskosten zijn voorspelbaar. Toch worden waarschuwingssignalen vaak pas aangepakt als er al een storing is opgetreden.
Dit leidt tot een lawine van kosten: het voertuig kan niet meer rijden, moet worden gerepareerd, er is een vervangend voertuig nodig en er gaat productieve tijd verloren.
Om de exploitatiekosten van het wagenpark te verlagen, mag het onderhoud dus niet uitsluitend op basis van vaste intervallen worden beheerd. Kilometerstanden, waarschuwingen en gegevens over de staat van de voertuigen moeten rechtstreeks in de operationele processen worden geïntegreerd. Het voordeel zit niet in vaker onderhoud, maar in onderhoud dat op het juiste moment wordt uitgevoerd.
Inefficiënt rij- en oplaadgedrag
Brandstof- en energiekosten behoren tot de belangrijkste variabele kostenposten. Toch worden ze vaak pas op basis van de maandelijkse afrekeningen geanalyseerd, terwijl het verbruik al lang geleden heeft plaatsgevonden.
Met name bij elektrische voertuigen zijn de frequentie, de locatie en het tijdstip van het opladen van invloed op de rendabiliteit. De verbruiksgegevens moeten daarom worden gekoppeld aan een voertuig en een gebruiksprofiel. Pas dan kan worden vastgesteld of een hoog verbruik te wijten is aan het rijgedrag, de routeplanning of een technisch defect.
Ons witboek bevat concrete berekeningen van de besparingen die met een geoptimaliseerd laadgedrag per plug-in hybride auto kunnen worden gerealiseerd, evenals de daaruit voortvloeiende impact voor 200 voertuigen.
Tolheffingen, diefstal en misbruik
Tolkosten zijn vaak versnipperd en moeilijk toe te wijzen. Als ze pas enkele weken later zichtbaar worden, is het bijna onmogelijk om vast te stellen waarom een bepaalde route is gekozen of aan welke opdracht de kosten moeten worden toegerekend.
Bij diefstal of misbruik is ook de reactietijd van cruciaal belang. Hoe eerder een incident wordt opgemerkt, hoe groter de kans dat het voertuig wordt teruggevonden en dat de daaruit voortvloeiende kosten worden beperkt. Een casestudy in het witboek laat zien welke terugvindpercentages en besparingen er kunnen worden gerealiseerd.
Het registreren van kosten is niet hetzelfde als kostenbeheersing
Veel bedrijven ontvangen maandelijkse rapporten en stellen begrotingen op. Dat betekent echter niet automatisch dat ze hun kosten onder controle hebben.
De kostenregistratie geeft antwoord op de volgende vraag: hoeveel heeft onze vloot ons vorige maand gekost?
Kostenbeheersing geeft antwoord op de volgende vragen: waarom ontstaan deze kosten juist nu, welke afwijking is er geconstateerd en waar kunnen we nog op ingrijpen?
Een factuur toont aan dat er schade is ontstaan, maar niet wanneer deze voor het eerst kon worden vastgesteld. Een afschrift van een tankkaart geeft het verbruik weer, maar verklaart niet wat de oorzaak ervan is.
Het doorslaggevende factor is de tijd die verstrijkt tussen de gebeurtenis, het moment waarop deze zichtbaar wordt en het moment waarop actie wordt ondernomen. Hoe langer deze periode duurt, hoe hoger de daaruit voortvloeiende kosten doorgaans zijn.
Welke indicatoren zijn echt van belang?
Om de kosten van het wagenparkbeheer te beheersen, zijn de volgende indicatoren bijzonder relevant:
– Kosten per voertuig per maand
– Kosten per kilometer
– Gebruiksgraad
– Verhouding tussen geplande en ongeplande onderhoudswerkzaamheden
– Brandstof- of energieverbruik per 100 kilometer
– Reactietijd tussen het voorval, de detectie ervan en de genomen maatregel
Deze cijfers moeten aanleiding geven tot concrete beslissingen: voertuigen uit het verkeer halen, de in de leasecontracten vastgelegde kilometerstanden aanpassen, onderhoudsbeurten vervroegen of processen automatiseren.
De kosten van het wagenpark verlagen: hoe u goed van start gaat
De meest effectieve aanpak begint niet met de keuze van software, maar met de volgende vraag: waar verliezen we op dit moment aantoonbaar geld?
Kies een concrete kostenbron, stel een meetbare referentiewaarde vast en integreer de relevante voertuiggegevens in de operationele processen.
Een dashboard leidt op zichzelf niet tot kostenbesparingen. De gegevens moeten processen in gang zetten, zoals onderhoudsmeldingen, waarschuwingen bij ongebruikelijk gebruik of een automatische toewijzing van tolkosten. Vervolgens wordt het effect gemeten en wordt de aanpak stapsgewijs uitgebreid.
Conclusie: het verlagen van de wagenparkkosten begint bij inzicht
Bedrijven verliezen niet alleen geld omdat de kosten hoog zijn. Ze verliezen geld omdat ze te laat ontdekken wanneer, waar en waarom deze kosten ontstaan.
In het witboek „De werkelijke kosten van onwetendheid over uw eigen kosten“ gaan we dieper in op dit onderwerp aan de hand van concrete indicatoren, praktijkvoorbeelden en duidelijke aanbevelingen voor actie.
U zult ontdekken welke kostenposten onzichtbaar blijven, waarom traditionele berekeningen van de totale eigendomskosten hun grenzen bereiken en welke besparingen kunnen worden gerealiseerd dankzij de door autofabrikanten geleverde, online gegevens over voertuigen.
Download het nu gratis en ontdek waar uw wagenpark stelselmatig geld verliest.