Costes de gestión de flotas: dónde las empresas pierden dinero de forma imperceptible y cómo pueden recuperarlo
Para controlar los costes de su flota, es necesario comprender dónde se generan realmente.
Las cuotas de leasing, el combustible, el seguro y el mantenimiento son las partidas más evidentes. Sin embargo, los principales factores de coste en la gestión de flotas suelen encontrarse en otros ámbitos: vehículos sin utilizar, problemas de mantenimiento detectados demasiado tarde, hábitos de conducción y recarga ineficientes o procesos manuales.
La información suele ser fragmentaria, tardía o inutilizable. Las empresas saben, sin duda, cuánto han gastado, pero no siempre por qué se han generado esos costes ni si se podrían haber evitado.
¿Cómo se desglosan los costes de gestión de la flota por vehículo?
Para obtener una visión realista de los costes de gestión de la flota por vehículo, conviene distinguir tres niveles.
– Los costes fijos se generan independientemente del uso, por ejemplo, el leasing, el seguro, el impuesto de circulación y los trámites administrativos.
– Los costes variables dependen del uso: combustible o electricidad para la recarga, neumáticos, mantenimiento, reparaciones y peajes.
– Los costes indirectos incluyen el registro manual de datos, los procesos de coordinación, los vehículos de sustitución, los tiempos de inactividad y los errores en la asignación de costes.
¡Son precisamente los costes indirectos los que a menudo se subestiman! Sin embargo, suelen ofrecer el mayor potencial de reducción de los costes de la flota.
Los factores de coste ocultos más frecuentes
Vehículos infrautilizados
Un vehículo que no circula no es gratis. El leasing, el seguro y los impuestos siguen devengándose, aunque no se genere ningún valor añadido operativo.
Sin datos fiables sobre el uso, la infrautilización sigue siendo difícil de detectar. Los responsables de flotas suelen saber qué vehículos están disponibles, pero no con qué frecuencia se utilizan realmente.
Para reducir los costes de la flota, conviene analizar los siguientes aspectos: ¿qué vehículos se utilizan poco de forma habitual? ¿Cuáles generan unos costes fijos elevados a cambio de un kilometraje reducido? ¿Y se pueden cubrir las necesidades con una flota más reducida?
Nuestro nuevo libro blanco muestra, a partir de datos reales de la flota, el ahorro potencial que se puede obtener.
Procesos manuales
Las hojas de cálculo de Excel, los registros manuales del kilometraje y las conciliaciones de costes realizadas a posteriori parecen poco costosas a primera vista. En realidad, lo que hacen es trasladar los costes al tiempo de trabajo de los empleados.
Las solicitudes de aclaraciones, las correcciones de errores y las decisiones tardías aumentan aún más la carga de trabajo. En las grandes flotas, unos pocos minutos por operación se traducen rápidamente en unos costes de personal considerables.
Un ejemplo práctico que se presenta en nuestro libro blanco muestra, entre otras cosas, cómo una empresa de alquiler de vehículos ha podido reducir considerablemente los costes por operación y por inspección de vehículo gracias a la automatización. Y todo ello con un potencial de ahorro anual de seis cifras.
Mantenimiento tardío
Los costes de mantenimiento son previsibles. Sin embargo, las señales de alerta a menudo no se tienen en cuenta hasta que ya se ha producido una avería.
Esto desencadena una cascada de costes: el vehículo queda inmovilizado, hay que repararlo, se necesita un vehículo de sustitución y se pierde tiempo productivo.
Por lo tanto, para reducir los costes de explotación de la flota, no basta con gestionar el mantenimiento basándose únicamente en intervalos fijos. El kilometraje, las alertas y los datos relativos al estado de los vehículos deben integrarse directamente en los procesos operativos. La ventaja no radica en un mantenimiento más frecuente, sino en un mantenimiento realizado en el momento adecuado.
Hábitos ineficaces al volante y a la hora de recargar la batería
Los costes de combustible y energía se encuentran entre las principales partidas de costes variables. Sin embargo, a menudo solo se analizan a partir de las facturas mensuales, cuando el consumo ya se ha producido hace tiempo.
En el caso concreto de los vehículos eléctricos, la frecuencia, el lugar y el momento de la recarga influyen en la rentabilidad. Por lo tanto, los datos de consumo deben asignarse a un vehículo y a un perfil de uso. Solo así es posible determinar si un consumo elevado se debe al comportamiento al volante, a la planificación de los itinerarios o a un fallo técnico.
Nuestro libro blanco incluye cálculos concretos sobre el ahorro que puede suponer una gestión optimizada de la recarga por cada vehículo híbrido enchufable, así como sobre el impacto resultante para una flota de 200 vehículos.
Peajes, robos y uso indebido
Los costes de peaje suelen estar fragmentados y son difíciles de asignar. Si no se hacen visibles hasta varias semanas después, resulta casi imposible determinar por qué se ha elegido un itinerario concreto o a qué misión deben asignarse dichos costes.
En caso de robo o uso indebido, el tiempo de reacción también es determinante. Cuanto antes se detecte un incidente, mayores serán las posibilidades de recuperar el vehículo y de limitar los costes derivados. Un caso práctico presentado en el libro blanco muestra las tasas de recuperación y el ahorro que se puede conseguir.
El registro de los costes no es lo mismo que el control de los costes
Muchas empresas reciben informes mensuales y elaboran presupuestos. Sin embargo, eso no significa automáticamente que controlen sus costes.
El registro de los costes responde a la siguiente pregunta: ¿cuánto nos ha costado nuestra flota el mes pasado?
El control de costes responde a las siguientes preguntas: ¿por qué se generan estos costes precisamente ahora?, ¿qué desviación se ha detectado? y ¿en qué aspectos podemos seguir actuando?
Una factura demuestra que se ha producido un daño, pero no indica en qué momento se detectó por primera vez. Un extracto de la tarjeta de combustible documenta el consumo, pero no explica la causa del mismo.
Lo decisivo es el tiempo que transcurre entre el suceso, su detección y la medida adoptada. Cuanto más largo es ese plazo, mayores suelen ser los costes derivados.
¿Qué indicadores son realmente importantes?
Para controlar los costes de gestión de la flota, los siguientes indicadores resultan especialmente relevantes:
– Costes por vehículo y al mes
– Costes por kilómetro
– Índice de utilización
– Proporción entre operaciones de mantenimiento programadas y no programadas
– Consumo de combustible o energía por cada 100 kilómetros
– Tiempo de reacción entre el incidente, su detección y la medida adoptada
Estos datos deben dar lugar a decisiones concretas: retirar vehículos, ajustar los kilometrajes previstos en los contratos de leasing, adelantar las operaciones de mantenimiento o automatizar los procesos.
Reducir los costes de la flota: cómo empezar con buen pie
El enfoque más eficaz no empieza por la elección de un programa informático, sino por la siguiente pregunta: ¿en qué aspectos estamos perdiendo dinero de forma demostrable en la actualidad?
Seleccione una fuente de costes concreta, defina un valor de referencia cuantificable e incorpore los datos pertinentes de los vehículos en los procesos operativos.
Un panel de control no reduce los costes por sí solo. Los datos deben activar procesos, como alertas de mantenimiento, indicaciones sobre un uso inusual o la asignación automática de los costes de peaje. A continuación, se mide el impacto y se amplía progresivamente el enfoque.
Conclusión: la reducción de los costes de la flota empieza por la visibilidad
Las empresas no solo pierden dinero porque los costes son elevados. Pierden dinero porque detectan demasiado tarde cuándo, dónde y por qué se generan esos costes.
En el libro blanco «El verdadero coste de desconocer tus propios costes», profundizamos en el tema con ayuda de indicadores concretos, casos prácticos reales y recomendaciones claras para la acción.
Descubrirás qué categorías de costes pasan desapercibidas, por qué los cálculos tradicionales del coste total de propiedad alcanzan sus límites y qué ahorros pueden generarse gracias a los datos conectados de los vehículos que facilitan los fabricantes de automóviles.