Coûts de gestion de flotte : où les entreprises perdent insidieusement de l'argent et comment elles peuvent le récupérer
Pour contrôler les coûts de sa flotte, il faut comprendre où ils sont réellement générés.
Les loyers de leasing, le carburant, l’assurance et l’entretien sont les postes les plus évidents. Cependant, les principaux facteurs de coûts dans la gestion de flotte se situent souvent ailleurs : véhicules inutilisés, problèmes d’entretien détectés trop tard, comportements de conduite et de recharge inefficaces ou processus manuels.
Les informations sont souvent fragmentées, tardives ou inutilisables. Les entreprises savent certes combien elles ont dépensé, mais pas toujours pourquoi ces coûts ont été générés ni s’ils auraient pu être évités.
Comment se composent les coûts de gestion de flotte par véhicule ?
Pour obtenir une vision réaliste des coûts de gestion de flotte par véhicule, il convient de distinguer trois niveaux.
– Les coûts fixes sont générés indépendamment de l’utilisation, par exemple le leasing, l’assurance, la taxe sur les véhicules et l’administration.
– Les coûts variables dépendent de l’utilisation : carburant ou électricité de recharge, pneus, entretien, réparations et péages.
– Les coûts indirects comprennent la saisie manuelle de données, les processus de coordination, les véhicules de remplacement, les temps d’immobilisation et les erreurs d’affectation des coûts.
Ce sont précisément les coûts indirects qui sont souvent sous-estimés ! Pourtant, ils offrent fréquemment le plus grand potentiel de réduction des coûts de flotte.
Les facteurs de coûts cachés les plus fréquents
Véhicules sous-utilisés
Un véhicule qui ne roule pas n’est pas gratuit. Le leasing, l’assurance et les taxes continuent de courir alors qu’aucune valeur ajoutée opérationnelle n’est générée.
Sans données d’utilisation fiables, la sous-utilisation reste difficile à détecter. Les responsables de flotte savent généralement quels véhicules sont disponibles. Mais pas à quelle fréquence ils sont réellement utilisés.
Pour réduire les coûts de flotte, il convient d’examiner les points suivants : quels véhicules sont durablement peu utilisés ? Lesquels génèrent des coûts fixes élevés pour un faible kilométrage ? Et les besoins peuvent-ils être couverts avec un parc plus restreint ?
Notre nouveau livre blanc montre, à partir de données de flotte concrètes, les économies potentielles qui peuvent en résulter.
Processus manuels
Les tableaux Excel, les relevés manuels du kilométrage et les rapprochements de coûts effectués a posteriori semblent peu coûteux au premier abord. En réalité, ils transfèrent les coûts vers le temps de travail des collaborateurs.
Les demandes de précisions, les corrections d’erreurs et les décisions tardives augmentent encore la charge de travail. Dans les grandes flottes, quelques minutes par opération se transforment rapidement en coûts de personnel considérables.
Un exemple pratique présenté dans notre livre blanc montre notamment comment une entreprise de location de véhicules a pu réduire considérablement les coûts par opération et par inspection de véhicule grâce à l’automatisation. Et ce, avec un potentiel d’économies annuel à six chiffres.
Entretien tardif
Les coûts d’entretien sont prévisibles. Pourtant, les signaux d’alerte ne sont souvent traités qu’une fois qu’une panne s’est déjà produite.
Une cascade de coûts se déclenche alors : le véhicule est immobilisé, doit être réparé, un véhicule de remplacement est nécessaire et du temps productif est perdu.
Pour réduire les coûts d’exploitation de la flotte, il ne faut donc pas gérer l’entretien uniquement sur la base d’intervalles fixes. Les kilométrages, les alertes et les données relatives à l’état des véhicules doivent être directement intégrés aux processus opérationnels. L’avantage ne résulte pas d’un entretien plus fréquent, mais d’un entretien effectué au bon moment.
Comportements de conduite et de recharge inefficaces
Les coûts de carburant et d’énergie figurent parmi les principaux postes de coûts variables. Pourtant, ils ne sont souvent analysés qu’à partir des décomptes mensuels, alors que la consommation a déjà eu lieu depuis longtemps.
En particulier pour les véhicules électrifiés, la fréquence, le lieu et le moment de la recharge influencent la rentabilité. Les données de consommation doivent donc être attribuées à un véhicule et à un profil d’utilisation. Ce n’est qu’alors qu’il devient possible de déterminer si une consommation élevée est due au comportement de conduite, à la planification des itinéraires ou à un défaut technique.
Notre livre blanc contient des calculs concrets sur les économies qu’un comportement de recharge optimisé peut permettre de réaliser par véhicule hybride rechargeable, ainsi que sur l’impact qui en résulte pour 200 véhicules.
Péages, vol et utilisation abusive
Les coûts de péage sont souvent fragmentés et difficiles à attribuer. S’ils ne deviennent visibles que plusieurs semaines plus tard, il est presque impossible de déterminer pourquoi un itinéraire a été emprunté ou à quelle mission les coûts doivent être affectés.
En cas de vol ou d’utilisation abusive, le temps de réaction est également déterminant. Plus un incident est détecté tôt, plus les chances de récupérer le véhicule et de limiter les coûts consécutifs sont élevées. Une étude de cas présentée dans le livre blanc montre les taux de récupération et les économies qu’il est possible d’atteindre.
L'enregistrement des coûts n'est pas le contrôle des coûts
De nombreuses entreprises reçoivent des rapports mensuels et établissent des budgets. Cela ne signifie toutefois pas automatiquement qu’elles contrôlent leurs coûts.
L’enregistrement des coûts répond à la question suivante : combien notre flotte nous a-t-elle coûté le mois dernier ?
Le contrôle des coûts répond aux questions suivantes : pourquoi ces coûts sont-ils générés précisément maintenant, quel écart a été constaté et sur quoi pouvons-nous encore agir ?
Une facture montre qu’un dommage a été causé, mais pas à quel moment il a été détectable pour la première fois. Un relevé de carte carburant documente la consommation, mais n’en explique pas la cause.
Ce qui est déterminant, c’est le délai entre l’événement, sa visibilité et l’action engagée. Plus ce délai est long, plus les coûts consécutifs sont généralement élevés.
Quels indicateurs comptent réellement
Pour contrôler les coûts de gestion de flotte, les indicateurs suivants sont particulièrement pertinents :
– Coûts par véhicule et par mois
– Coûts par kilomètre
– Taux d’utilisation
– Rapport entre les opérations d’entretien planifiées et non planifiées
– Consommation de carburant ou d’énergie pour 100 kilomètres
– Temps de réaction entre l’événement, sa détection et la mesure prise
Ces valeurs doivent déclencher des décisions concrètes : retirer des véhicules, adapter les kilométrages prévus dans les contrats de leasing, avancer les opérations d’entretien ou automatiser les processus.
Réduire les coûts de flotte : comment bien commencer
L’approche la plus efficace ne commence pas par le choix d’un logiciel, mais par la question suivante : où perdons-nous aujourd’hui de l’argent de manière démontrable ?
Sélectionnez une source de coûts concrète, définissez une valeur de référence mesurable et intégrez les données pertinentes des véhicules dans les processus opérationnels.
Un tableau de bord ne réduit pas les coûts à lui seul. Les données doivent déclencher des processus, comme des alertes d’entretien, des indications concernant une utilisation inhabituelle ou une affectation automatique des coûts de péage. L’impact est ensuite mesuré et l’approche est progressivement étendue.
Conclusion : réduire les coûts de flotte commence par la visibilité
Les entreprises ne perdent pas seulement de l’argent parce que les coûts sont élevés. Elles perdent de l’argent parce qu’elles détectent trop tard quand, où et pourquoi ces coûts sont générés.
Dans le livre blanc « Le véritable coût de l’ignorance de vos propres coûts », nous approfondissons le sujet à l’aide d’indicateurs concrets, d’études de cas réelles et de recommandations d’action claires.
Vous découvrirez quelles catégories de coûts restent invisibles, pourquoi les calculs traditionnels du coût total de possession atteignent leurs limites et quelles économies les données connectées des véhicules fournies par les constructeurs automobiles peuvent permettre de réaliser.